【社会人必見】飲み会幹事になったときに必要なこと

飲み会幹事になったらまず確認すること

飲み会の幹事を頼まれるときは、フランクに「〇月〇日に〇〇するから幹事よろしく！」
とだけ頼まれる場合が多いかと思います。
しかし、それが何のために開かれるのかなど良くわかっていないと、失敗することも
あるので以下のようなことを確認しましょう。

• 飲み会の趣旨を確認する
• 出席者を確認する
• 日取りと開始時間
• 予算

まずは趣旨を確認し必須出席者を確定しましょう。
歓送迎会であれば誰が歓迎者なのか、送別されるのか、主賓と縁が深い人はだれかを確認し、開催日程を決める際にはどの人が確実に出席できる日を選ぶ必要があるのかを見極めましょう。
（歓迎される人が欠席の日に開催はしないよね。とか社長も出席するという話になってるのに、偉い人のスケジュールを優先しないなんてことにならないようにしましょう）

そのあとは日取りです。
既に日程が確定しているのか、決まっていなければいつからいつまでの期間で開催が必要なのか。
（異動日が4/1なのに4/3に送別会開催！なんてことにならないようにしましょう）

次に予算です。
主賓など参加者のどの人からは会費を頂かないのか。会社の経費は出るのか。出るのであればいくらまで出るのか。偉い人が出席する場合はいくらほど会費を貰ってよいのか。どれくらいのランクのお店を選択してよいのか（飲み代3000円ほどのお店なのか、5000円ほどのお店なのか）
会費を頂かない人、多めにいただける人それぞれあるので、最終的に一人頭いくらまで予算をかけてよいのかを確定しましょう。

お店の選び方

いよいよお店選びです。
正直な話、一人あたりにかけられるコストに比例してお店の良し悪しが決まっていくと言っても過言ではありません。
しかし、値段が高いお店だからといって、必ずしも良いお店なわけでもないので、このあたりに気を付けておけば参加者も満足するし、幹事も楽ができますよということをまとめます。

• ビールの銘柄はなにか
• ビールなどの飲み物は「瓶・ジョッキ・ピッチャー」のどれで提供されるか
• 料理は大皿提供か、小皿で提供か
• お店の客層はどうか、学生向けか、社会人向けか、カップル向けか

「えっ！そんなこと今の時代にあるの！？」と思うかもしれませんが、
会社によってはビールの銘柄が決まっています。（アサヒなのかサントリーなのかエビスなのか・・・）ビジネス上のお付き合いの深さや、会社の成り立ちによっては実は自分の所属している会社はアサヒの資本が入っていたなどあると、上層部はアサヒビールが置いてある会社にしか行かない。なんてこともあったりします。こういうしきたりがないかを確認しましょう。

また、ビールなどの飲み物の提供形態も重要です。瓶やピッチャーで提供される場合は要注意です。
何故なら「偉い人に定期的に注ぐ」という行為が発生します。ジョッキ提供であれば、次に何を飲むかを聞くだけですが、定期的に注ぐのは骨がおります。

料理の大皿提供も同様です。お刺身などが小皿での提供ではなく、大皿提供された場合には食べにくくてしょうがないです。偉い人と同じテーブルの場合にはいつ手を付けてよいかわからない！

あとはお店の客層です。会社内の飲み会の雰囲気に合わせるのが一番ですが、お店全体が学生向けで賑やかなのか、カップル向けでシックな雰囲気なのか、お店ごとに特色があるので自社の雰囲気と合わせましょう。

当日の流れを確認

いよいよ飲み会当日です。当日に色々動くことがありますが、事前にやっておくこともあるのでそのあたりを記載しておきます。それぞれの項目でもっと細かく気にすることもあるかと思いますが、何度か幹事を経験していくうちに自分のスタイルが確立できるかと思います。
所属している会社の特性だったり、会社の場所、周辺の居酒屋状況などに左右されることもありますので、以下はやることリストとして参考にして頂ければ幸いです。

• お店の行き方を参加者に連絡しておく。
• 仕事の関係で一緒に行けないひとには地図を印刷して座席に置いておく
• 乾杯の挨拶をお願いする
• 飲み会途中での挨拶をお願いする
• 締めの挨拶をお願いする
• 会費を回収する
• 2次会の場所のあたりを付けておく。リストアップしてすぐに電話をかけられるようにする
• 領収書の金額、品名、宛名を確認して発行する